Privacy verklaring

Privacy verklaring voor Uitzendkrachten en Kandidaat-Uitzendkrachten van vind nv

Wij vinden jouw privacy belangrijk! Bij vind nv gaan we dan ook op een veilige en vertrouwelijke manier om met jouw persoonsgegevens. Deze privacy verklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij van jou verzamelen, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij je over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen.
 

Wie contacteren in geval van vragen?

vind NV, met maatschappelijke zetel te Kwadestraat 149 2.1 8800 Roeselare en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0455332351, is de Verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. vind NV verklaart dat zij als Verantwoordelijke voor de Verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.
 

Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze (kandidaat-)uitzendkrachten:

  • Curriculum vitae, motivatiebrieven, notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek;
  • Foto’s en video’s;
  • Payrollinformatie zoals rijksregisternummer, adres, anciënniteit, burgerlijke staat, bankrekeningnummer, gezinssamenstelling, geboortedatum, geboorteplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
  • Loon, loonfiches, sociale documenten;
  • Naam van een contactpersoon in geval van nood;
  • Samenwerkingsformulieren;
  • Informatie over het aantal kinderen en burgerlijke staat.

Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en wat is de rechtsgrond voor de verwerking?

  • Jouw cv, motivatiebrief, notities gemaakt tijdens het eerste gesprek en evaluatieformulieren worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en rekruteringstraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.
  • Foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt om deze te kunnen gebruiken voor interne en externe communicatie met als rechtsgrond jouw voorafgaande toestemming.
  • Je burgerlijke staat en de kinderen ten laste zijn noodzakelijk voor de berekening voor fiscale en sociale doeleinden.
  • Jouw payrollinformatie wordt verzameld met het oog op onze loonadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.
  • De naam van een contactpersoon wordt verzameld zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer.
  • Loon, loonfiches en sociale documenten worden gemaakt met het oog op de verwerking van de loonadministraties en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst.
  • Je e-mailadres wordt gebruikt voor interne en externe communicatie met als rechtsgrond jouw voorafgaande toestemming.

Duur van de verwerking

De persoonsgegevens van kandidaat-uitzendkrachten worden tot 1  jaar na het laatste kwalitatieve contact bewaard. Na het verstrijken van deze termijn zal je opnieuw gecontacteerd worden met de vraag jouw toestemming te geven om in de database opgenomen te blijven en gecontacteerd te worden m.b.t. beschikbare functies.

De persoonsgegevens van uitzendkrachten, die effectief bij ons gewerkt hebben, worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract. Na het verstrijken van de termijn van 5 jaar zal je opnieuw gecontacteerd worden met de vraag jouw toestemming te geven om in de database opgenomen te blijven en gecontacteerd te worden voor bepaalde functies.

Je persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook de wettelijke verjaringstermijnen, die ons verplichten jouw persoonsgegevens langer bij te houden.

 

Wat zijn uw rechten als (kandidaat-)uitzendkracht?

Recht op toegang en inzage
Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens, alsook van het gebruik van jouw persoonsgegevens conform de bepalingen die gelden in de sector.

Recht op verbetering, verwijdering en beperking
Je bent vrij om je persoonsgegevens al dan niet aan ons mee te delen. Daarnaast heb je steeds het recht om ons te vragen jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Je kan je niet verzetten tegen het verwerken van de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en van de gegevens die wij wettelijk gezien van jou dienen bij te houden en te verwerken.

Je hebt eveneens het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken.

Recht van verzet
Je hebt het recht je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Recht van gegevensoverdracht
Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens, die door ons verwerkt worden, in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken.

Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profiling. Je wordt door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen onderworpen.
In bepaalde gevallen heb je het recht je te verzetten tegen deze geautomatiseerde besluitvorming.

Uitoefening van uw rechten
Je kunt je rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze juridische dienst.
Juridische dienst – juridisch@vindeenjob.be – 051/26 27 40

Klachten

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacy commissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Indien je schade zou lijden als gevolg van de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je een vordering tot schadevergoeding instellen.

Doorgifte aan derden

Bepaalde persoonsgegevens die wij van jou verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden:

Payrollinformatie wordt enerzijds doorgegeven aan ons sociaal secretariaat met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en anderzijds aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen;
Je naam, voornaam, e-mailadres en woonplaats worden doorgegeven aan onze websitebouwer met als doel het beheren van jouw account voor marketingacties;
Je gegevens worden doorgegeven aan de provider voor het toekennen van maaltijdcheques en/of ecocheques.

Sommige derden verwerken, in opdracht van onze organisatie, persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij je persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Je persoonsgegevens worden niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met jouw voorafgaande toestemming.

Je naam, voornaam en CV worden doorgegeven aan onze klanten in het geval je daar een sollicitatietraject aanvat.

Jouw personeelsdossier kan worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij je persoonsgegevens moeten onthullen ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving.
 

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij ontwikkelden veiligheidsmaatregelen, die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

Technische maatregelen

  • Gebruik van virusscans, firewalls, …
  • Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
  • Geen onbeveiligde harde schijven
  • Toegangsbeveiliging tot gegevens
  • Encryptie van gegevens
  • Geen onbeveiligde back-ups

Organisatorische maatregelen

  • Welbepaalde personen hebben toegang
  • Procedure voor incidentenbeheer
  • Policy voor medewerkers
  • Opleiding van medewerkers
  • Vertrouwelijkheidsclausules