Stop met zoeken... vind!

Nathalie Christiaens is een onderneemster in de rekruterings-sector. Haar goesting om te ondernemen begon 24 jaar geleden met vind!. Haar drijfveer is een ploeg samen te krijgen die voor eenzelfde doel gaat. Vind! is gespecialiseerd in vaste jobs binnen techniek, ICT & engineering in Oost- en West-Vlaanderen. Hun vergaderingen dragen bij tot een betere bedrijfsvoering. De taal die ze hanteren is een voorbeeld van goed leiderschap.

Zitten is het nieuwe roken

Vergaderen is zeer sterk geëvolueerd binnen vind! waarbij de groei zit in de structuur van het voorzitten. Zo is het ontzettend belangrijk dat iedereen zeer goed voorbereid is. Iedereen moet vooraf op de hoogte zijn gebracht over welke punten besproken zullen worden. Daarnaast wordt een vergadering afgesloten met een verslag van de genomen beslissingen en de actiepunten. Bij vind! worden vergaderingen meestal rechtopstaand of al fietsend georganiseerd. Want als je bewegend vergadert ga je sneller to the point komen dan wanneer je lui in een stoel hangt. Een actieve vorm aannemen is dus een absolute must.

Observeren is leren

Veel opmerkingen geven tijdens een vergadering kan chaos creëren. De vergadering wordt op deze manier te vaak onderbroken en er ontstaat verwarring bij de andere deelnemers. Het is beter dat iedere deelnemer eerst aan het woord komt, zodat ze hun mening kunnen zeggen. Vanuit de positie als voorzitter of leidinggevende is het belangrijk om een observerende rol aan te nemen. Als een agendapunt besproken wordt, kom dan niet tussen of stel geen extra vragen. Maar geef op het einde van de bespreking een woord mee, stel nog vraag of geef extra toelichting. Dat zorgt voor een betere vergadering.

Het nemen van beslissingen is een van de grootste uitdagingen. Als onderneemster is het niet noodzakelijk om zelf de vergadering voor te zitten. Binnen vind! krijgen de managers van de regionale kantoren een beurtrol om zelf de vergadering voor te zitten. Ze luisteren naar elkaar en zoeken naar gemeenschappelijke kenmerken, die resulteren in antwoorden. Het managersteam overlegt samen en neemt beslissingen. Het hoeft niet altijd een consensus te zijn, maar het moet de beste beslissing zijn volgens de waarden van vind!. Ze denken dus in het belang van de talenten en de bedrijven.

Positief taalgebruik

Nathalie is fier op haar West-Vlaams accent. Toch vindt ze het belangrijk om op haar taalgebruik te letten, want dit zou voor communicatieproblemen kunnen zorgen bij de
Oost-Vlaamse kantoren. Ze is voorstander van positief taalgebruik en spreekt liever over oplossingen dan over problemen. Ze wikt en weegt steeds haar woorden om het op een zo positief mogelijke manier te zeggen. Woordkeuze is belangrijk om bepaalde zaken op te waarderen. Vroeger kwam een kandidaat ‘zich inschrijven’, maar ze vindt het proces van werk zoeken serieus genoeg om het woord ‘solliciteren’ te gebruiken. Ook binnen het team van vind! zelf wordt er gesproken over ‘talenten’ in plaats van ‘profielen’. Woordkeuze is dus zeer belangrijk.

Krijtlijnen, maar niet te veel

Architecten zullen in hun carrière veel werfvergaderingen leiden. Door de bouw van nieuwe kantoren heeft Nathalie al enige werven meegemaakt. Volgens haar ligt de grootste groeicurve van alles wat bouwgerelateerd is in het nakomen van deadlines. Van bij het begin moeten hierover duidelijke afspraken gemaakt worden en moet de leidinggevende dit heel sterk bewaken. Het niet halen van een deadline mag niet voorkomen. Indien dit toch het geval zou zijn, dan moet dit zeer duidelijk vooraf gecommuniceerd worden. Te laat verwittigen leidt tot coördinatieproblemen met de verschillende partijen en verlies van vertrouwen. Een leidinggevende moet hier zeer sturend zijn. Vraag bijvoorbeeld minstens één à twee keer of die persoon wel zeker is van de gestelde deadline.

Leiderschap vertalen naar een team toe, houdt in dat je een goed kader moet creëren. Zet een aantal krijtlijnen uit, maar niet te veel, waardoor de mensen in het team nog de ruimte krijgen om initiatief te nemen. Want hoe meer lijnen, hoe ingewikkelder het wordt en hoe meer regels er ontstaan. Een van die lijnen zou kunnen zijn ‘deadlines worden altijd behaald’. Mensen die initiatief krijgen, moeten de ruimte krijgen om zelf deadlines te bepalen, en vanaf ze dit moeten doen zijn ze er wel verantwoordelijk voor.

Geheim ingrediënt

Het meeste uit jezelf halen is niet altijd eenvoudig. Nathalie vindt de manier waarop je situaties benadert van groot belang. Ze gaat gebeurtenissen in perspectief plaatsen, relativeren en kiest voor een positieve benadering. Ze noemt zichzelf een bewust gekozen optimist.

Kenny Van der Sype