Het exitgesprek: waardevol voor bedrijf én medewerker

Heeft een medewerker beslist om jouw bedrijf te verlaten? Dan loont het de moeite om een exitgesprek te houden. Zo maak je van het eerder minder goede nieuws toch een leerrijke ervaring, zowel voor jezelf als voor de medewerker. En je creëert ambassadeurs die in de toekomst nieuw talent kunnen aanbrengen.

Wie werk maakt van een doordachte hr-aanpak weet als geen ander hoe belangrijk het is om te luisteren naar je medewerkers en zo oog te hebben voor frustraties en signalen die erop kunnen wijzen dat mensen van job veranderen. Beslist een van je medewerkers uiteindelijk toch om te vertrekken? Maak dan tijd voor een exitgesprek. Want samen met het samenwerkingsgesprek is het een belangrijke bron van informatie en erg waardevol, zowel voor het bedrijf als voor diegene die vertrekt.

Waarom is een exitgesprek een must?

Of iemand nu vertrekt omdat hij of zij een nieuwe job heeft gevonden, omdat het tijdelijk contract ten einde loopt of omdat het tijd is voor een welverdiend pensioen. Maak van het exitgesprek een vast onderdeel van je offboarding, ongeacht functie of anciënniteit binnen het bedrijf.

Een exitgesprek heeft nooit de bedoeling om iemand te overtuigen om toch te blijven. Wel is het een uitgelezen moment om meer te weten te komen over de ervaringen van de persoon bij je bedrijf, wat zijn of haar reden van vertrek precies is, wat er goed is en wat er beter kan. Zo krijg je de kans om pijnpunten aan te pakken, positieve aspecten verder te versterken en zo verder verloop in de toekomst te voorkomen.

Daarnaast geeft het jullie beiden de kans om met een positief gevoel af te sluiten. De wereld is klein en je komt elkaar ongetwijfeld nog eens tegen. Bovendien zijn je medewerkers de belangrijkste ambassadeurs van je bedrijf. En dat stopt niet bij het uit dienst gaan. Wil je blijven investeren in je werkgeversmerk, dan doe je dat niet alleen met een structurele onboarding, maar verdient ook offboarding de nodige aandacht. De persoon van wie je afscheid neemt, kan ook een toekomstige klant worden of een ambassadeur die nieuw talent richting jouw bedrijf stuurt.

Je kan niemand verplichten tot het gesprek. Toch gaan de meeste medewerkers erop in en zijn ze vaak zelfs aangenaam verrast door het initiatief.

Wie voert het exitgesprek en wanneer?

Het exitgesprek kan zowel doorgaan met de hr-verantwoordelijke als met de leidinggevende. Ligt de leidinggevende mee aan de basis van het vertrek, dan is het uiteraard beter dat de hr-manager het gesprek voert, als neutrale partij. Een gesprek zonder leidinggevende zorgt vaak ook voor meer betrouwbare informatie, omdat de medewerker vrijuit kan spreken.

Plan een exitgesprek bij voorkeur meer naar het einde, bijvoorbeeld in de laatste week. Dan is de medewerker volop aan het afronden, terwijl hij of zij toch nog actief betrokken is.

Hoe pak je een exitgesprek aan?

Enkele tips voor een constructief exitgesprek:

Plan het gesprek in van zodra je weet dat iemand vertrekt. Zo raakt het zeker niet vergeten in de laatste hectische dagen.

Maak voldoende tijd vrij. Reken op één uur.

Leg duidelijk uit op voorhand wat de bedoeling is. Niet iedereen heeft hier ervaring mee. Wat is het doel, wat gebeurt er met de info … Benadruk de vertrouwelijkheid van het gesprek.

Zorg voor een goede voorbereiding: spreek met directe collega’s, bekijk de loopbaan van de persoon in kwestie, enz.

Zorg dat je ongestoord kan praten op een rustige plek.

Verzamel zoveel mogelijk informatie: wat vond je precies minder leuk aan je job, wat heeft je beslissing het meeste beïnvloed … Vraag naar concrete voorbeelden.

Bedank je medewerker aan het einde van het gesprek voor de inzet en wens hem of haar veel succes.

Van rekrutering tot offboarding, we inspireren je graag met praktische hr-tips en handige tools. Maandelijkse inspiratie rechtstreeks in je mailbox? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief.